| Descripción del Puesto *: | La Oficina de País en Perú del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) desea contratar un Asistente Administrativo, para llevar a cabo una amplia
variedad de funciones administrativas de apoyo a las diferentes áreas de la Representación. Reportarán funcional y administrativamente al Especialista de Planificación y Administración de Recursos.
El BID es la más importante fuente de financiamiento para el desarrollo regional en América Latina y el Caribe. El BID tiene una Oficina de País en cada uno de los 26 países prestatarios, cuyas principales responsabilidades son:
a) Desarrollar una estrecha relación de diálogo con las instituciones del sector público y privado para identificar las necesidades de desarrollo del país de acuerdo a la demanda y su contexto.
b) Desarrollar, implementar y monitorear las estrategias regionales del Banco en el país.
c) Formular y coordinar el diseño y ejecución de proyectos.
d) Supervisar los plazos de ejecución de los programas operacionales del país y la región y medir el rendimiento de los sectores y los servicios de soporte.
El BID ofrece a profesionales con altos estándares de excelencia la oportunidad de apoyar el diseño y la implementación de variadas iniciativas de desarrollo a través de la aplicación de sus conocimientos técnicos, su capacidad de análisis y su orientación al servicio.
Actividades Principales:
• Apoyar la gestión de contratos de outsourcing en limpieza, seguridad, apoyo administrativo, especialmente en la revisión de cumplimiento de tareas del personal y de horarios establecidos para cada actividad. Responsable por el programa de mantenimiento de las instalaciones de la oficina que incluye: mantenimiento de los sistemas de aire acondicionado, alarma contra incendios, sistema eléctrico y UPS, gestionando los contratos correspondientes y el calendario de mantenimientos.
• Ingresar información al sistema E-payen coordinación con el analista de gestión administrativa.
• Revisar y presentar al EPAR las propuestas de cambio de repuestos que deriven de los contratos de mantenimiento.
• Apoyar la preparación de los reportes de mantenimiento de la oficina enviados a Sede.
• Apoyar los procesos de compra del área solicitando cotizaciones y elaborando cuadros comparativos que lleven a la mejor decisión de compra.
• Apoyar en la preparación de la valija a la Sede, siguiendo los parámetros establecidos por la administración y verificando el cumplimiento dalas reglas establecidas en el país.
• Apoyar en la gestión del correo nacional, esto es comunicaciones a ser repartidas por el courier local, responsable de revisar las facturas emitidas asegurándose que todos los cargos en la facturación correspondan a servicios realmente prestados.
• Apoyar en la gestión del sistema de reservas de las salas de reuniones-video conferencias a fin de que todos los usuarios estén satisfechos y cubran sus necesidades de espacio, haciendo uso eficiente del espacio para reuniones.
• Atender visitas y llamadas que ingresan a la Representación apoyándose en el personal de seguridad para conducir a los visitantes.
• Apoyar los procesos de compra del área solicitando cotizaciones y elaborando cuadros comparativos que lleven a la mejor decisión de compra.
• Mantener el registro del inventario de bienes muebles e inmuebles así como de equipo de la Representación.
• Responsable de coordinar las movilidades de apoyo al personal dele Representación y de las misiones.
• Otras que requiera el área administrativa dentro del ámbito de su competencia.
Requisitos:
• Educación: Estudios de escuela secundaria. Educación superior técnica, formación y conocimientos en mantenimiento de instalaciones, logística y manejo de equipos de comunicación preferentemente.
• Experiencia: Mínimo tres (3) años de experiencia relevante a las funciones a desempeñar.
• Idiomas: Dominio del Castellano, tanto oral como escrito. Conocimientos del idioma Inglés.
Competencias:
• Enfoque en Cliente y Gestión: Enfoca sus esfuerzos en alcanzar los resultados del negocio mediante la compresión de las necesidades de los clientes internos y/o externos. Valora la importancia de proveer al cliente un servicio de alta calidad, al mismo tiempo que realiza un equilibrio entre los intereses del cliente y del BID.
• Innovación y Creatividad: Aporta soluciones innovadoras y creativas a los problemas contribuyendo así a la efectividad organizacional. Intenta nuevas y distintas maneras de trabajo para dar un valor agregado a los servicios/productos prestados.
• Intercambio de conocimiento: Activamente desarrollan intercambia conocimiento dentro y fuera de su área de negocio. Utiliza su experiencia para mejorar la eficacia organizacional y aportar valor en su esfera de influencia.
• Colaboración e Influencia: Coopera con los demás y promueve el trabajo en equipo para alcanzar resultados de beneficio mutuo. Obtiene el apoyo de los demás por sus propias ideas e iniciativas, con independencia dele autoridad formal y los límites organizacionales.
• Pensamiento crítico y buen juicio: Utiliza la información, la experiencia y el buen juicio para tomar decisiones acertadas y aportar soluciones efectivas a los problemas. Evalúa y gestiona el riesgo en su trabajo.
El BID está comprometido con la diversidad e inclusión ya proporcionar igualdad de oportunidades en el empleo. Acogemos la diversidad en base al género, edad, educación, origen nacional, raza, discapacidad, orientación sexual, religión, y status de VIH/SIDA. Alentamos la postulación de mujeres, afro-descendientes y personas de origen indígena. |
